Adres: 40-202 Katowice, Pl. Wojciecha Kilara
Województwo: śląskie
Telefon/fax: tel. 327 325 300 , fax. 322 571 384
Data zamieszczenia: 2021-03-29
Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe
Sekcja I - Zamawiający
I.1. Nazwa i adres: Narodowa Orkiestra Symfoniczna Polskiego Radia z siedzibą w Katowicach Pl. Wojciecha Kilara 1 40-202 Katowice , woj. śląskie tel. 327 325 300 , fax. 322 571 384 REGON: 24026020600000
Adres strony internetowej zamawiającego: www.bip.nospr.org.pl
I.2. Rodzaj zamawiającego: Instytucja kultury
Sekcja II - Przedmiot zamówienia, przetargu
II.1. Określenie przedmiotu zamówienia
II.1.1. Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: USŁUGA REZERWACJI, ZAKUPU I DOSTAWY BILETÓW LOTNICZYCH DLA NOSPR
II.1.2. Rodzaj zamówienia:
II.1.3. Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Usługa rezerwacji, zakupu i dostawy biletów lotniczych dla NOSPR obejmuje: 1. Przedmiotem umowy jest stałe świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usług w zakresie rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych (w tym również biletów tzw. „tanich przewoźników” oraz biletów grupowych) w połączeniach krajowych oraz na trasach europejskich i pomiędzy poszczególnymi kontynentami. Rezerwacje i bilety elektroniczne muszą być generowane bezpośrednio z systemu rezerwacyjnego (nie dotyczy biletów tzw. „tanich przewoźników”). 2. Rezerwacja i zakup biletów lotniczych na zagraniczne i krajowe przewozy pasażerskie zgodnie ze składanymi przez Zamawiającego zleceniami w zakresie: tras, terminów i klas lotniczych, według obowiązujących taryf przewoźników, z uwzględnieniem najkorzystniejszych cen, czasu przelotu również wieloetapowego, ilości przesiadek, możliwością anulowania. 3. Jeżeli to możliwe Wykonawca zapewni Zamawiającemu odprawę on-line. 4. Przedstawianie Zamawiającemu najkorzystniejszych, dostępnych na rynku, ofert na zakup biletów lotniczych, każdorazowo wraz z podaniem informacji o tym, jak przesunięcie terminu wyjazdu (np. wylot jeden dzień wcześniej/powrót jeden dzień później) wpłynie na zmianę ceny biletu lotniczego. 5. Wykonawca zobowiązany jest do organizowania i zabezpieczenia kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi i krajów docelowych (np. obowiązkowe ubezpieczenia podróżnych i ich bagażu w czasie lotu, opłaty lotniskowej, opłaty paliwowej, opłaty serwisowej itp.). 6. Za jeden bilet należy rozumieć bilet na trasie: „tam i z powrotem”. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zakupu biletów „w jedną stronę”. 7. Rezerwacja, zakup i dostawa biletów lotniczych odbywać się będzie sukcesywnie, zgodnie z rzeczywistymi, bieżącymi potrzebami Zamawiającego. 8. Wykonawca każdorazowo będzie przesyłał Zamawiającemu droga elektroniczną, na wskazany adres mailowy potwierdzenia rezerwacji z pełną informacja o podróży, m.in. o upływie terminu rezerwacji. 9. Wykonawca zobowiązany jest do przejęcia obowiązków dotyczących składania reklamacji na podstawie sprzedanych biletów oraz przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub przyczyn losowych oraz działania sił wyższych np. epidemii . 10. Zapewnienie bieżącego dostarczania dokumentów podróży (biletów lotniczych), oraz faktur do siedziby NOSPR. 11. Fakturowanie: Wykonawca zobowiązany jest do wystawienia i doręczenia faktury VAT Zamawiającemu w terminie nie dłuższym niż 3 dni robocze po dokonaniu zakupu biletu. Termin płatności faktury VAT — 30 dni od daty otrzymania faktury przez Zamawiającego. 12. Zapewnienie stałej możliwości dokonania rezerwacji/jej zmiany lub wykupu biletu/jego zmiany w dni robocze w godzinach 8.00 do 18.00. Wykonawca zobowiązuje się ponadto w ramach zaoferowanej ceny do udostępnienia numeru telefonu alarmowego, czynnego przez 24/dobę, pod którym Zamawiający będzie mógł dokonywać rezerwacji, zmian lub anulacji zakupionego biletu. 13. Przydzielenie do realizacji umowy co najmniej trzech numerów telefonicznych ze stanowiskami rezerwacji. 14. Każdorazowe informowanie NOSPR drogą elektroniczną, na wskazane adresy, nt. dokonywanych rezerwacji biletów, obejmujące: dane rezerwacji, cenę biletu termin wykupu oraz warunki taryfy. 15. Każdorazowo na 24 godziny przed wykupem biletu informowanie drogą elektroniczną wyznaczonego pracownika NOSPR, że tego dnia upływa termin rezerwacji. 16. Każdorazowe i niezwłoczne informowanie NOSPR drogą elektroniczną nt. zmiany ceny biletu, wpisania na listę rezerwową, zmiany godziny rejsu, odwołanie rejsu. 17. Wykonawca i Zamawiający wyznaczą pracownika – kasjera lotniczego (dalej: „opiekuna”), która zostanie skierowana do stałej współpracy i uprawnione do wzajemnych kontaktów w sprawach będących przedmiotem zamówienia. Wykonawca i Zamawiający podadzą imię i nazwisko pracownika – kasjera lotniczego („opiekuna”), nr telefonu komórkowego oraz adres mailowy. 18. Wykonawca i Zamawiający niezwłocznie będą informować się o zmianie osoby pełniącej funkcje „opiekuna” oraz o każdej zmianie nr telefonów kontaktowych oraz adresów email „opiekuna”. 19. Zapewnienie możliwości bezkosztowego zwrotu biletu w dniu jego wykupu do g. 18.00 (nie dotyczy biletów tzw. „tanich przewoźników”). 20. Dostęp do wszystkich taryf publikowanych i niepublikowanych linii lotniczych oraz tzw. „tanich przewoźników". 21. W sytuacjach, gdy NOSPR uzyska bezpośrednio od przewoźników specjalne zniżki, Agent zastosuje je przy wystawianiu biletów (konieczność stworzenia „profilu klienta”, zawierającego kody otrzymane od linii lotniczych w których NOSPR posiada specjalne zniżki.) 22. Planowany czas trwania umowy to 18 miesięcy lub do wyczerpania kwoty szacunkowej PLN brutto, przeznaczonej na usługę w zależności, która okoliczność nastąpi wcześniej. 23. W sytuacjach, gdy NOSPR uzyska bezpośrednio od przewoźników specjalne zniżki, Wykonawca zastosuje je przy wystawianiu biletów (konieczność stworzenia „profilu klienta”, zawierającego kody otrzymane od linii lotniczych w których NOSPR posiada specjalne zniżki.) 24. Każdorazowe informowanie NOSPR drogą elektroniczną nt. zmiany ceny biletu, wpisania na listę rezerwową, zmiany godziny rejsu, odwołanie rejsu. 25. Szacunkowa skala potrzeb NOSPR na okres 18 miesięcy - około 350 połączeń, z czego, trasy międzynarodowe to około 94% połączeń na trasach europejskich, około 2% na trasach międzykontynentalnych, oraz około 4% na trasach krajowych. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany proporcji kierunków połączeń. 26. Przewiduje się przelot grupy 81 osób do Japonii: wylot 7 lipca 2021 r z Katowice/Kraków do Tokio (Narita lub Haneda); powrót 19 lipca 2021 r z Tokio (Narita lub Haneda) do Katowice/Kraków.
II.1.4. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 63512000-1
II.1.5. Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: tak
Sekcja IV - Procedura przetargowa
IV.1. Tryb udzielenia zamówienia
IV.1.1. Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony
IV.3. Informacje administracyjne
IV.3.5. Termin związania ofertą: